Nedenstående er udtryk for generel vejledning om modregning og tilbagesøgning og udgør derfor ikke konkret juridisk rådgivning, der er nødvendig for at fastslå en retsstilling. For konkret juridisk rådgivning skal TEKNIQ Arbejdsgivernes juridiske afdeling kontaktes på tlf. 4343600 eller jura@tekniq.dk.
Kan man modregne i løn?
Udgangspunktet:
Spørgsmålet om muligheden for at modregne i en nuværende eller fratrådt medarbejders løn opstår ofte.
Det klare ansættelsesretlige udgangspunkt er, at medarbejderne kan forvente at få den rette løn til rette tid, og således få den udbetalt ubeskåret.
TEKNIQ Arbejdsgivernes overenskomster indeholder ingen regler om adgangen til modregning i løn for udført arbejde. Dog indeholder overenskomsterne regler om modregning i feriegodtgørelse og løn under ferie, der derfor bestemmer om og hvordan, modregning i feriepenge kan ske.
Elektrikeroverenskomstens lønbestemmelse § 9.14 angiver, at ”kritik af opgørelsen på timeregnskabssedlerne skal fremføres senest samtidig med lønudbetalingen”. Det følger af retspraksis, at for meget udbetalt løn til medarbejderen som følge af, at arbejdsgiveren ikke havde kontrolleret timeregnskabssedlerne inden lønudbetalingen, som udgangspunkt ikke kan modregnes i kommende lønudbetalinger.
Der findes ikke tilsvarende bestemmelser i de øvrige overenskomster, men i det omfang der skal indleveres arbejdssedler som grundlag for lønudbetalingen, vil udgangspunktet være det samme; arbejdsgiveren skal kontrollere arbejdssedlerne for fejl inden lønudbetalingen foretages, da indholdet af medarbejderens arbejdsseddel ellers må anses for godkendt med den konsekvens, at opdages der fejl senere, vil arbejdsgiveren som udgangspunkt ikke kunne modregne.
Undtagelserne
Selv om overenskomsterne har bestemmelser om, at arbejdsgiveren skal gennemgå og evt. kritisere time- og/eller ugesedler inden lønudbetalingen, vil en arbejdsgiver stadig kunne bevare sin modregningsadgang, hvis medarbejderen har handlet svigagtigt og bevidst har anført for mange arbejdstimer og/eller tillæg på sine timeregistreringer. Sådanne situationer opdages f.eks. ved, at en arbejdsgiver får mistanke herom og kontrollerer GPS-data fra varebilen og sammenholder disse med timeregistreringerne. (Husk at GPS skal varsles som en kontrolforanstaltning – se hvordan her)
Betingelserne
Reglerne om arbejdsgiverens modregningsret i løn er udviklet i retspraksis, og de kan derfor ikke læses direkte i TEKNIQ Arbejdsgivernes overenskomster (med undtagelse af regler om modregning i feriegodtgørelse) eller i anden lovgivning.
Betingelserne for at kunne foretage modregning er:
Kravet
Der skal være tale om et klart krav. Kravet skal kunne dokumenteres. Der skal være en klar opgørelse af kravet størrelse. Hvis arbejdsgiver forsøger at modregne med ikke eksisterende modkrav, vil det indebære, at medarbejderen ikke får sin overenskomstmæssige løn, hvilket vil være et overenskomstbrud, der som udgangspunkt må anses for at bodpådragende, idet pligten til at betale korrekt løn er af afgørende betydning.
Kravet skal være forfaldent
Kravet, arbejdsgiveren vil modregne med, skal være forfalden til betaling. Det vil det normalt være, når arbejdsgiveren gør modregningen gældende, f.eks. ved medarbejderens ulovlige udeblivelse, tyveri, for meget udbetalt løn eller manglende tilbagelevering af arbejdstøj eller værktøj. For så vidt angår værktøj skal man undersøge sin overenskomst for specifikke regler om værktøj. Manglende overholdelse af disse regler kan nemlig medføre, at krav om erstatning for ikke tilbageleveret værktøj fortabes.
Konneksitet: Det skal udspringe af ansættelsesforholdet
Udover betingelserne om klare forfaldne krav, kræves det også, at kravet er konnekst, dvs. at det udspringer af ansættelsesforholdet. Det betyder, at man kan ikke nødvendigvis modregne ethvert krav i medarbejderens løn, hvis ikke det kan siges at udspringe af ansættelsesforholdet.
Et konnekst krav kan være et krav, der er forankret i ansættelseskontrakten. Det kan f.eks. være for at deltage i en kantineordning eller for at modtage et andet personalegode. Det behøver dog ikke nødvendigvis fremgå af ansættelseskontrakten, før kravet kan siges at være konnekst. Hvis medarbejderen udviser en retsstridig adfærd over for arbejdsgiveren, som eks. benytter en gulpladebil uberettiget, så arbejdsgiveren ifalder bødeansvar, vil det kunne siges at udspringe af ansættelsesforholdet og dermed være konnekst.
Omvendt kan det være svært lovligt at modregne tilgodehavender i medarbejderens løn for køb af byggematerialer hos en grossist på virksomhedens konto til brug for medarbejderens private byggeprojekter, hvis der ikke foreligger klare retningslinjer for håndteringen af disse køb. Tilsvarende er der retspraksis for, at en arbejdsgiver ikke kunne modregne et erstatningskrav fra en klub på arbejdspladsen over for et medlem af klubben (medarbejderen) som følge af medarbejderens underslæb over for klubben, selv om arbejdsgivere dækkede en betydelig del af klubbens underskud som følge af underslæbet.
Meddelelse og begrænsninger
Hvis betingelserne for at modregne er opfyldt, skal arbejdsgiveren give meddelelse om modregning, før den kan foretages. Det skal være skriftligt af hensyn til dokumentation, og arbejdsgiverne skal derfor sikre sig det nødvendige bevis for at meddelelsen om modregning er kommet frem til medarbejderen. Det kan være ved post eller kurértjenester, der afgiver en attest om aflevering af meddelelsen på medarbejderens adresse, eller løsninger som eks. eBoks. Ved brug af andre elektroniske løsninger som e-mail, vil det kræve, at modtageren kvitterer for modtagelsen. Det er i den forbindelse vigtigt at bemærke, at automatisk genererede kvitteringer ofte kun dokumenterer, at e-mailen er nået modtagerens postserver, men ikke om meddelelsen er kommet endeligt frem i medarbejderens indbakke.
Hvor meget kan man så modregne? Udgangspunktet er, at en arbejdsgiver ikke kan foretage modregning i hele medarbejderens løn, selv om betingelserne for modregning af opfyldt.
Modregning i lønnen følger principperne om det såkaldte trangsbeneficium (eksistensminimum) i retsplejeloven. Disse begrænsninger medfører, at man ikke kan modregne så stor andel i lønnen, at medarbejderen ikke kan opretholde en beskeden livsførelse.
For meget udbetalt løn
Tilbagebetaling af for meget udbetalt løn kan ske ved modregning. Se afsnit om betingelser for modregning.
Afhængigt af de konkrete omstændigheder vil det som udgangspunkt være muligt at tilbagesøge for meget udbetalt løn.
Er det muligt at opdage?
Praksis på området kræver, at medarbejderen burde være i stand til at opdage fejlen. Det kræver, at arbejdsgiveren for det første gør sig umage med at udlevere ansættelseskontrakter og/eller tillæg til ansættelseskontrakterne, hvori løn og tillæg er anført eller henviser til de rette overenskomster og/eller personalecirkulærer, hvoraf oplysningerne så fremgår. Dernæst kræves det, at arbejdsgiveren – sådan som det i øvrigt fremgår af TEKNIQ Arbejdsgivernes overenskomster – udleverer specificerede lønsedler. Hvis ikke lønnen eller et tillæg er specificeret bliver det for vanskeligt for medarbejderen at opdage en evt. fejl, og en arbejdsgiver mister derved retten til tilbagesøgning. Det samme gælder, hvis medarbejderen gennemgår sin lønseddel, men beløbets ringe størrelse gør, at medarbejderen ikke kan anses for at have opdaget fejlen, fordi det ikke har haft nogen større betydning for medarbejderens økonomi. Praksis på området kræver, at der er tale om betydelige beløb.
Hvis en arbejdsgiver udleverer en specificeret lønseddel til medarbejderen, forventes det, at medarbejderen rent faktisk læser lønsedlen. Hvis medarbejderen ikke gør det, eller ikke forstår lønsedlen uden at spørge sin arbejdsgiver, risikerer medarbejderen at blive mødt at et tilbagebetalingskrav, hvis arbejdsgiveren senere opdager, at medarbejderen har fået udbetalt for meget i løn.
Det anbefales derfor at sørge for specificerede lønsedler og skriftlig dokumentation ved stillingsskifte, aftaler om tillæg, hvor det er muligt at aftale sådanne individuelt og lign.
Er det alle fejludbetalinger, der kan tilbagesøges?
Kort fortalt er det ikke alle fejludbetalinger, der kan søges tilbagebetalt fra medarbejderen, når arbejdsgiveren opdager disse. Det længere svar følger nedenfor.
Retspraksis tegner et billede af, at de såkaldte faktiske vildfarelser, altså fejl der er opstået på baggrund af, at en arbejdsgiver tog fejl af tillægget (f.eks. udbetalte før høj overtidssats, kørselstillæg eller lign.) eller der opstod fejl i IT-systemet, der medfører for store udbetalinger kan tilbagesøges.
Derimod kan såkaldte retlige vildfarelser, dvs. fejl opstået som følge af, at man troede en regel betød et, men i virkeligheden betød noget andet, eller man ikke kendte reglen eller dens indhold (f.eks. at arbejdsgiveren tror at betaling af pensionsbidrag kan ske ved at betale beløbet til medarbejderen og ikke til pensionsselskabet som det er bestemt i overenskomsten, hvorefter arbejdsgiveren ikke kan søge pensionsbidraget tilbage fra medarbejderen, når arbejdsgiveren efterfølgende pålægges at betale det, igen, til pensionsselskabet) som udgangspunkt betyde, at arbejdsgiveren mister retten til at søge et for meget tilbagebetalt lønbeløb tilbage. Undtagelsen til dette udgangspunkt er, at arbejdsgiveren kan bevise, at medarbejderen var i ond tro om den for meget udbetalte løn. Det kan være meget vanskeligt at bevise, da synspunktet er, at hvis arbejdsgiveren ikke kender reglen eller dens rette forståelse og indhold, så gør medarbejderen med større sandsynlighed det heller ikke.
Hvornår skal arbejdsgiveren reagere?
Passivitet
Når arbejdsgiveren bliver opmærksom på en fejludbetaling, der medfører, at medarbejderen får en for høj løn, skal arbejdsgiverne reagere hurtigst muligt. I modsat fald vil arbejdsgiveren blive ramt at passivitet. Reaktionspligten henviser til at tidspunktet fra fejlen blev opdaget. Det kan enten være af arbejdsgiveren selv eller medarbejderen, der underretter arbejdsgiveren om fejlen. En arbejdsgiver, der er blevet bekendt med, at medarbejderen har fået for meget udbetalt løn, kan derfor ikke gemme på denne oplysning uden at reagere, men må straks meddele medarbejderen, at beløbet skal betales tilbage, evt. ved at give en modregningsmeddelelse, hvis der er tale om et fortløbende ansættelsesforhold. Af bevismæssige årsager er det en klar anbefaling, at sådanne meddelelser afgives skriftligt, og at arbejdsgiveren sikrer sig beviset for, at meddelelsen er kommet frem til medarbejderen.
Nogle gange opdages fejlen først efter ansættelsesforholdet er afsluttet, idet der af forskellige årsager kan være anledning til at undersøge lønnen nærmere, eller arbejdsgiver først der kan få øvrige oplysninger, der sætter arbejdsgiver i stand til at vurdere og opgøre, om der var udbetalt for meget løn. Der kan eks. være tale om snyd med timeregistreringer, hvor arbejdsgiverens kontrol må afvente eksterne oplysninger fra f.eks. en kunde. Opdages der fejl i sådanne situationer, skal arbejdsgiveren også her reagere hurtigt, idet passivitet ellers kan risikere at indtræde. Udgangspunktet er dog nok, at det bliver meget vanskeligt at komme igennem med et tilbagebetalingskrav, da man som arbejdsgiver burde have opdaget dette tidligere.
Forældelse
En arbejdsgivers krav på at få for meget udbetalt løn forældes efter de samme regler som en lønmodtagers krav på manglende løn, dvs. 5 år iht. forældelsesloven. Kravene er undergivet suspensionsreglerne i forældelsesloven, hvilket medfører at et krav kan suspenderes op til 10 år i de tilfælde, hvor arbejdsgiveren ikke kendte eller burde kende sit krav. I langt de fleste tilfælde vil det dog ikke komme på tale, da der længe inden vil have været mulighed for og grund til at undersøge lønudbetalingerne.
Det anbefales derfor at gemme lønoplysninger og informationer (timesedler, GPS-oplysninger og lign.), der kan belyse disse i op til 5 år.
Det er væsentligt at være opmærksom på, at arbejdsgiveren ikke kan vente i 5 år med at gøre et kendt krav gældende, idet der længe forinden kan indtræde passivitet, jf. afsnittet herom.