Med denne guide og gode råd fra BDO kan virksomheden spare penge og undgå bøder for skattefrie diæter til medarbejderne. Selvstændige kan også med fordel benytte diæter.
Diæter er penge, der udbetales til dækning af udgifter til kost, logi og småfornødenheder i forbindelse med rejser for en arbejdsgiver. Diæter kan udbetales skattefrit, når visse betingelser er opfyldt. Opfyldes betingelserne ikke, skal der betales skat af diæterne på samme måde som af løn.
Hvis arbejdsgiveren ikke udbetaler godtgørelser, selvom betingelserne er opfyldt, kan medarbejderen på sin selvangivelse foretage fradrag med tilsvarende satser, dog max. 31.600 kr. for 2024.
Hvem kan få diæter?
Reglerne gælder i første række for lønmodtagere samt bestyrelsesmedlemmer.
Selvstændigt erhvervsdrivende kan vælge at foretage fradrag med standardsatsen ved rejser i såvel Danmark som i udlandet. Der kan kun foretages fradrag med standardsatserne op til 31.600 kr. for 2024.
Rejsebegrebet: En betingelse for udbetaling
Det er en betingelse for at udbetale skattefrie diæter, at medarbejderen rent faktisk er på rejse. En lønmodtager er på rejse, når lønmodtageren på grund af afstanden mellem bopæl og et midlertidigt arbejdssted ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl.
Samtidig er det en betingelse for at modtage skattefrie diæter til dækning af udgifter til fortæring, at rejsens varighed overstiger 24 timer.
Det er desuden en grundlæggende betingelse for at udbetale skattefrie diæter, at rejsen sker til en midlertidig arbejdsplads.
Hvorvidt der er tale om en midlertidig eller en permanent arbejdsplads kan ofte være vanskeligt at afgøre. Afgørelsen vil ikke alene være afhængig af den forventede udstationeringstid, men også af arbejdets karakter.
Tidsbegrænsning
Udbetaling af skattefrie diæter efter satserne for kost og småfornødenheder kan kun ske i de første 12 måneder. Efter udløbet af de 12 måneder kan arbejdsgiveren refundere faktiske merudgifter efter regning, men også refusion efter regning forudsætter, at arbejdsstedet er midlertidigt. Tidsbegrænsningen gælder ligeledes 25 %-godtgørelsen, men ikke godtgørelse for logi.
En ny 12 måneders periode påbegyndes, når der foretages et arbejdsstedsskifte. Et arbejdsstedsskifte anses for foretaget, når der skiftes til en ny arbejdsplads mindst 8 km ad normal transportvej fra den tidligere arbejdsplads.
Der påbegyndes ligeledes en ny 12 måneders periode ved tilbagevenden til et tidligere, midlertidigt arbejdssted, hvis der er forløbet 40 arbejdsdage, siden lønmodtageren sidst arbejdede på det tidligere arbejdssted.
Skatterådets satser
Satserne for rejsegodtgørelser, der kan udbetales skattefrit ved rejse i Danmark og i udlandet, er følgende for 2024:
Kost og småfornødenheder pr. døgn: 574,00 kr. + pr. påbegyndt time for tilsluttende rejsedag (1/24 af satsen).
Diætsatserne for udgifter til kost og småfornødenheder reduceres med henholdsvis 15 %, 30 % og 30 % for fri morgenmad, fri frokost og fri middag.
Til logi kan udbetales: 246,00 kr. pr. døgn for 2024.
25 %-godtgørelse
Afholder arbejdsgiveren lønmodtagerens kostudgifter efter regning, kan der udbetales et skattefrit beløb på indtil 25 % af kostsatsen pr. døgn.
Modregningsforbud
Der kan ikke udbetales skattefrie diæter, hvis den aftalte bruttoløn reduceres med varierende diæter. Og lønmodtageren må heller ikke på anden måde kompensere arbejdsgiveren for de udbetalte godtgørelser. Sker dette, bliver disse skattepligtige.
Arbejdsgiverens kontrol og indberetningspligt
Arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere, om medarbejderen er berettiget til at modtage skattefrie diæter, og det er arbejdsgiveren, der skal sikre, at de anvendte satser er korrekte.
Arbejdsgiveren skal ligeledes foretage indberetning til Skattestyrelsen af udbetalte diæter. Husk at opdele de skattefrie godtgørelser i kørepenge, diæter og logi.
Bilag vedrørende udbetaling af diæter skal indeholde følgende:
Modtagerens navn, adresse og cpr. nr.
Rejsens erhvervsmæssige formål
Rejsens start- og sluttidspunkt
Rejsens mål med eventuelle delmålDe anvendte satser
Beregning af godtgørelsen
Bøder
Manglende kontrol og bogføring fra arbejdsgiverens side kan få konsekvenser for både den ansatte og virksomheden. For arbejdsgiveren vil en uberettiget udbetaling af skattefrie diæter kunne medføre strafansvar, og arbejdsgiveren hæfter for den manglende A-skat mv.
Læs mere om emnet skattefrie diæter på skat.dk
