Persondata: Dine medarbejdere skal oplyses om kontrol

 Datatilsynet har netop offentliggjort afgørelser i fem sager, hvor det er blevet undersøgt om fem udvalgte virksomheder i tilstrækkelig grad har oplyst medarbejderne om såkaldte kontrolforanstaltninger. En kontrolforanstaltning er, når man som arbejdsgiver indfører tiltag, der kontrollerer medarbejderens adfærd i virksomheden – for eksempel GPS-overvågning af servicevogne eller tv-overvågning på arbejdspladsen.

Der blev ikke udstedt bøder i sagerne, men der blev udtalt kritik i to af sagerne og alvorlig kritik i tre sager. Ifølge Kim Koch, der er advokat og konsulent i TEKNIQ Arbejdsgiverne, skyldes kritikken, at virksomhederne ikke oplyser klart og tydeligt om, hvad formålet med foranstaltningerne er, og hvilke rettigheder medarbejderen har efter persondatareglerne.

– Hvis man etablerer GPS-overvågning i servicevognene for blandt andet at kontrollere, hvor medarbejderne befinder sig og dermed den effektive arbejdstid, så skal man oplyse klart og tydeligt om, at det er formålet. Det er ikke nok bare at sige, at løsningen er implementeret for at få overblik over hvilken bil, der er tættest på, hvis der opstår en akut opgave. Hvis man bruger oplysningerne til kontrol, så skal man sige, at man bruger dem til kontrol, konstaterer han.

Konkrete eksempler på kontrolforanstaltninger:

• GPS-overvågning i for eksempel firmabiler eller på værktøj
• Tv-overvågning på arbejdspladsen
• Logning af brugen af internet, e-mails, sagsstyringssystemer og lign.
• Adgang til medarbejdernes e-mail
• Adgangskontrol ved benyttelse af nøglekort/nøglebrikker

Inden en kontrolforanstaltning lovligt kan indføres over for medarbejderen, skal den være varslet med seks uger. Det følger af aftalen om kontrolforanstaltninger mellem Dansk Arbejdsgiverforening og Fagbevægelsens Hovedorganisation. Det betyder blandt andet, at etablering af GPS-overvågning i firmabiler skal varsles med seks uger, inden GPS-enhederne kan aktiveres og benyttes til formålet.

Varslingsperioden er hovedreglen, men der er den undtagelse, at man ikke behøver at varsle, hvis der opstår en konkret, begrundet mistanke om for eksempel tyveri fra arbejdspladsen eller påvirkning af alkohol eller euforiserende stoffer i arbejdstiden.

Den nødvendige information

Persondatareglerne bygger på princippet om gennemsigtighed for den registrerede, det vil sige den person, hvis oplysninger behandles.

I langt de fleste tilfælde vil det være almindelige oplysninger som navn, adresse og geografisk placering (GPS, nøglebrikker/nøglekort til virksomheden, TV-overvågning), der behandles og indsamles hos den registrerede. Ved behandling af disse oplysninger indeholder persondatareglerne en række informationer, der skal gives til den registrerede forud for behandlingen. Oplysningerne, der skal gives, er:

• Kontaktoplysninger på virksomheden
• Formålene med behandlingen, som personoplysningerne skal bruges til, og retsgrundlaget for behandlingen. Benyttes den retlige interesse som grundlag, skal den beskrives klart og tydeligt
• Hvilke kategorier, der indsamles
• Hvor længe oplysningerne opbevares samt kriterierne, der danner grundlag for opbevaringsperioden, og hvordan medarbejderen kan få slettet oplysningerne
• Hvem har adgang til oplysningerne, og om de gives videre til andre uden for organisationen til databehandling (eksempelvis lønbureauer, myndigheder, Google, DropBox)
• Hvilke rettigheder medarbejderen har i henhold til persondatareglerne (indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning)
• Hvordan man kan klage over databehandlingen, herunder oplysninger om klage til Datatilsynet med kontaktoplysninger til tilsynet

Informationen skal være let tilgængelig og skrives på en let forståelig måde. Derudover skal den være konkret og specifik i forhold til kontrolforanstaltningerne, så det er klart hvilke oplysninger, der indsamles i forbindelse med de enkelte kontrolforanstaltninger. Det er ikke nok, at i man i ansættelseskontrakten henviser til eksempelvis et intranet, hvor der står anført generelle oplysninger om behandling af personoplysninger i virksomheden.

Oplysningerne kan derfor i stedet gives direkte i ansættelseskontrakten, som tillæg til ansættelseskontrakten eller i personalehåndbogen, der konkret og specifikt forholder sig til kontrolforanstaltningerne. Personalehåndbogen skal i sådanne tilfælde udleveres ved ansættelsen, og man kan med fordel lade medarbejderen kvittere for udleveringen.

TV-overvågning

TV-overvågning er reguleret af TV-overvågningsloven, der foreskriver krav til skiltning og opbevaringsperioder. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at man ikke har opfyldt sin oplysningsforpligtelse, hvis man nøjes med at sætte skilte om TV-overvågning op i sin virksomhed. TV-overvågningslovens regler henviser nemlig til persondataforordningen og oplysningsforpligtelsen. Det betyder, at persondatareglerne gælder sammen med TV-overvågningslovens regler. Har man derfor opsat TV-overvågning i sin virksomhed, er det, hvis det benyttes som en kontrolforanstaltning, nødvendigt at oplyse medarbejderne om det i henhold til persondataforordningens regler.

Man kan læse mere om persondata på tekniq.dk, hvor man også kan finde forslag til opfyldelse af oplysningsforpligtelsen . Har man yderligere spørgsmål til emnet, kan TEKNIQ Arbejdsgivernes afdeling for Overenskomster & Jura hjælpe.