Pas på firmabiler på gule plader

Af Tanya Honoré Schultz,

Director

BDO’s skatteafdeling

Når en virksomhed anskaffer sig en bil på gule plader, er både virksomheden og den medarbejder, som til daglig skal køre i bilen, almindeligvis fuldt opmærksomme på, at bilen ikke må anvendes til privat kørsel. Desværre tror begge parter ofte, at kørsel mellem hjem og arbejde pr. definition er arbejdskørsel, og at bilen derfor altid gerne må tages med hjem.

En gåtur ved aftenstide i et næsten hvilken som helst villakvarter afslører ofte, at der mange steder holder en bil på gule plader parkeret i indkørslen. Ikke kun kassevogne, men især også små varevogne og personbiler.

Sådan lyder reglerne

Skatte- og momsmæssigt anses kørsel mellem hjem og arbejde som udgangspunkt altid for privat kørsel. Det udløser derfor firmabilbeskatning hos brugeren af bilen, ligesom virksomheden mister en del af sit momsfradrag.

Det gælder også, selvom bilen ikke anvendes til anden form for privat kørsel. Fra denne hovedregel gælder kun to undtagelser:

1. Biler, der er specialindrettede, må altid anvendes til kørsel mellem hjem og arbejde. Begrebet ”specialindrettet” omfatter biler, der ikke egner sig som alternativ til en privat bil, og som er indrettet på særlig vis – typisk med fastmonterede reoler i hele varerummet – og hvor specialindretningen skyldes et arbejdsmæssigt behov. Når det gælder personbiler på gule plader, er det erfaringsmæssigt meget få, der vil kunne anses for specialindrettede. Og jo dyre bilerne er, jo sværere er det.
   
   
2. Biler på gule plader, der ikke er specialindrettede, må gerne tages med hjem, hvis det kun sker lejlighedsvis – op til 25 gange om året – og hvis kørslen har tilknytning til arbejdsmæssig kørsel. Det er også lovligt at køre hjem i en gulpladebil, hvis brugeren af bilen har tilkaldevagt, men det anerkendes ikke, at en medarbejder har tilkaldevagt alle dage. Sagt med andre ord, kan de ikke-specialindrettede biler normalt ikke tages med hjem hver dag. Det er brugeren af bilen, som skal kunne godtgøre, at det ikke sker. En bevisbyrde, som er svær at løfte, hvis der ikke føres et fuldstændigt kørselsregnskab.

Hvad kan du gøre?

De økonomiske konsekvenser ved ulovlig anvendelse af biler på gule plader bliver ofte meget betydelige, fordi skattemyndighederne altid går mindst tre år tilbage i tid. En ekstraskat til medarbejderen på over 150.000 kr. er derfor ikke noget særsyn, ligesom momsregningen til virksomheden nemt kan blive af næsten samme størrelse.

Det bedste du kan gøre, hvis du vil gardere dig mod den slags, er at lade bilen stå på arbejdspladsen om natten. Det næstbedste er at lade medarbejderen underskrive en erklæring om, at han eller hun kun må bruge bilen til lovlig kørsel. Erklæringen vil normalt sikre, at medarbejderen ikke kan rejse krav mod virksomheden i tilfælde af en skattesag, men at virksomheden tværtimod kan rejse erstatningskrav mod medarbejderen.