Spørgsmål:
Vores tillidsrepræsentant for elektrikerne er begyndt at kræve flere og flere oplysninger om, hvem vi ansætter og afskediger. Han vil også have nye medarbejderes private adresse, e-mailadresse og telefonnummer. Udover at vi mener, at der er tale om personoplysninger, så er det også administrativt tungt for os. Hvad må vi gøre, og hvad skal vi gøre?
Svar
Det er rigtigt forstået at de oplysninger, I beskriver, er personoplysninger efter persondatareglerne. Disse indsamler I naturligvis fra medarbejderne som led i ansættelsesforholdet, så I kan administrere personalet. Dette er helt i orden.
Spørgsmålet er så, hvad I er forpligtede til at orientere tillidsrepræsentanten om? Denne forpligtelse fremgår af Elektrikeroverenskomsten § 2, stk. 6.1.
Reglen indebærer, at I som arbejdsgivere er forpligtede til at orientere tillidsrepræsentanten om:
- Foretagne ansættelser. Det vil sige, at orienteringen skal først ske, når aftalen om ansættelse er indgået.
- Dernæst skal orienteringen gives få dage efter ansættelsen.
- Orienteringen skal indeholde den nyansattes fulde navn og arbejdssted.
Der er ingen krav til måden, I skal orientere tillidsrepræsentanten på. Det kan ske mundtligt, via sms, e-mail og/eller brev. Det anbefales dog, at det sker via e-mail eller lignende, så det kan dokumenteres, at I har orienteret tillidsrepræsentanten i overensstemmelse med reglerne.
Tillidsrepræsentanten kan ikke kræve at få udleveret andet end ovenstående, og tillidsrepræsentanten har heller ikke krav på at blive orienteret i forbindelse med afskedigelser.
Hvis man benytter vikarer, gælder punkterne 1 til 3 også.